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Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs

 
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Françoise de Tellier


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MessagePosté le: Mer 29 Aoû - 10:04 (2012)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs Répondre en citant

J'ai été agréablement surprise de m'apercevoir qu'il suffisait de passer un enseignement, noté en pre-inscription, en effectif pour que sa référence change automatiquement en supprimant le préfixe "pre"... courte surprise ! cet enseignement ne comportait pas encore d'élèves ! Le suivant ayant déjà 5 élèves pre-inscrits, pas moyen de le basculer en enseignement effectif. Et lorsque je change manuellement la référence en supprimant le préfixe, Wlc me signale que l'enseignement existe déjà (alors que j'ai supprimé et archivé les enseignements de 2011-2012 ...), et donc me le refuse aussi.... 
Je n'envisage vraiment pas de devoir ressaisir toutes mes pre-inscriptions (environ 300 !)... quel bénéfice, sinon, aurait-on à faire des pre-inscriptions ???? 
Merci de m'éclairer au plus vite !
FdT


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MessagePosté le: Mer 29 Aoû - 10:04 (2012)    Sujet du message: Publicité

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Inscrit le: 02 Déc 2011
Messages: 166

MessagePosté le: Jeu 30 Aoû - 15:29 (2012)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs Répondre en citant

Bonjour,

Effectivement vous ne pouvez pas changer de type d'inscription lorsque des élèves sont inscrits dans votre fiche.



Utilité des fiches de préinscriptions :
Sur le principe général de la saisie des cours :
- Il faut plutôt éviter les doublons : 2 enregistrements pour un même élève dans la même discipline.
- Si l'élève se réinscrit avant la fin de l'année, il faut avoir en même temps les cours effectifs, les nouvelles inscriptions, sans parler des éventuels listes d’attente.

L'élève a formulé sont inscription, il est enregistré dans WelcoeM,
Il reste plusieurs éléments qui vous ne pouvez peut-être pas indiquer à ce moment :
- Le professeur -> par ex plusieurs prof de piano
- L'horaire de cours pour l'année suivante
- Le niveau - > pour les cours individuel : nouvel élève, professeur pas très intéressé par l'administratif...
- Le tarif
- la durée du cours
- L'instrument pratiqué dans les orchestres : quel instrument jouera un élève apprenant clarinette et trompette dans l'orchestre d'harmonie ?
- Il n'est pas sûr d'avoir finalement une place pour lui à la rentrée. Aussi de ce fait doit-on tout de même facturer l'inscription?
- L'élève s'est manifesté en juin mais finalement en septembre, il ne vient pas.

L'idée est donc que tous ces éléments doivent être précisés ou au moins vérifiés pour chacun des élèves lors du basculement de la préinscription vers une inscription effective.


D'autre part, les anciens cours doivent normalement être archivés puis supprimés. Voir ce sujet déjà évoqué.



Basculement :
Plusieurs procédures possibles. selon quel fichier (Elèves, Familles, Professeurs, Enseignements, Cours...) vous préférez lancer ce travail.

Par la liste "Enseignements" :
1. Menu "Enseignements->Liste Enseignements" :
-> Affichage de tous les enseignements "effectifs".

2. Bouton "Filtre" puis sélection d'une discipline par ex: "Piano"
-> Affichage de tous les enseignements "Piano" y compris les préinscriptions
-- Si des fiches d'enseignements effectifs sont manquantes, elles doivent être créées avant l'étape suivante –
 

 
3. Double-clic sur un enregistrement concernant la préinscription et clic sur l'onglet "Liste Inscrits" 
->Affichage d'une liste d'élèves préinscrits en piano


4. Double clic sur une de ces lignes
-> Affichage de la fiche de préinscription de l'élève

5. Clic dans le champ "Référence"
-> Affichage d'une palette listant les références disponibles
 
6. Clic dans la palette sur la référence voulue
-> Affichage du basculement de l'élève dans sont inscription effective

7. Vérification de la fiche de cours l'élève en complétant les éléments manquants.


Par la liste "Professeurs" :
1. Menu "Fichier->Professeurs"
-> Affichage de la liste des professeurs

2. Doucle-clic sur la fiche d'un des professeurs puis onglet "Enseignements"
-> Affichage de la liste des enseignements de ce professeur y compris les préinscriptions
-- Cela suppose que le nom du professeur a été déterminé dans la fiche de préinscription –

3. Même procédure à partir du 3. précédent.


Par la liste "Cours" :
1. Menu "Fichier->Enseignements->Liste cours"
-> Affichage de tous les cours effectifs

2. Menu "Fichier->Préinscriptions"
-> Affichage de toutes les préinscriptions

3. Double-clic sur une des lignes de cette liste

4. Saisie dans le champ "référence" de la référence correspondant à l'enseignement effectif en remplacement de la référence de préinscription.
-> Affichage du dialogue de sélection des références
-- La saisie du joker "@" dans le champ est possible pour une recherche. Par ex: "Trom@" permet de faire apparaître les références commençant par "Trom" --
-- Après validation du dialogue, en cas d'erreur, et pour éviter une boucle infernale, choisir n'importe quel référence, puis annuler le tout au niveau de la fiche de cours pour recommencer --

5. Vérification de la fiche de cours de l'élève en complétant les éléments manquants.


Par la liste "Elèves" :
1. Menu "Fichier->Elèves"
->Affichage de tous les élèves

2. Double-clic sur une des enregistrements de cette liste et clic sur l'onglet "Cours"
-> Affichage de la liste des cours de l'élève
-- éventuellement clic sur le bouton "PréInscrpt" pour n'avoir que les préinscripitons --

3. Même procédure à partir du 4. précédent.


D'autres façon de faire sont possibles.




Cas des cours collectifs en particulier les cours de FM :
- Un tarif peut être indiqué au moment de la préinscription. Dans l'idée, il y a toujours de la place disponible dans les cours de FM, seuls les horaires seront à définir.

- Si l'organisation des cours est déjà fixée au moment des préinscriptions et/ou que vous ne souhaitez pas effectuer le basculement décrit précédemment
vous pouvez forcer la saisie d'un doublon de cours comme dans le sujet déjà cité. (Voir ce sujet déjà évoqué). Reste à ne pas oublier par la suite, l'archivage des anciens cours, en particulier si vous enregistrez dans WelcoeM les appréciations des professeurs, et si vous souhaitez les conserver pour un dossier scolaire.





Remarques :
Si la démarche et la conception de WelcoeM, se fonde par l'expérience sur 2 écoles et sur la tentative de répondre aux diverses demandes des utilisateurs,
je comprends très bien cela puisse entraîner des lourdeurs dans son fonctionnement. A vous de voir quelles options prendre pour travailler dans les meilleurs conditions possibles.


Il reste aussi que mon raisonnement peut ne pas tenir. A suivre...


Cordialement,
BL


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Françoise de Tellier


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MessagePosté le: Lun 3 Sep - 18:58 (2012)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs Répondre en citant

Merci pour tous ces détails.
J'ai donc dû utiliser la méthode "par liste de prof" et comme j'avais archivé tous mes enseignements de l'année dernière, j'ai dû tous les ré-enregistrer.... et dû faire le basculement élève par élève.... très long, lourd et fastidieux.... Moi qui me réjouissais d'avoir pris de l'avance en faisant des pre-inscriptions en fin d'année dernière.... j'ai tout mangé !!! 
Si pour la rentrée 2013-2014 ;-) ... vous pouviez étudier comment basculer directement un cours "pre-inscrit" avec sa liste d'élèves, en cours effectif directement, ce serait vraiment super.... 


Par contre, lorsque j'ai voulu imprimer les listes des inscrits pour les communiquer aux profs : pas de n° de tel apparents, seulement un "marqué" dans la case, et ce sur toute la colonne.... Est-ce un bug de la dernière mise à jour ? D'autre part, j'ai voulu rentrer un n°de tel étranger, toute contente de votre modif dans la dernière version.... ça ne marche pas non plus :-(


A suivre... assez vite, mes profs (pas informaticiens du tout, eux !!!) commencent à trouver le temps long .... 
Grand merci de vos lumières encore,
Cordialement
FdeT


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MessagePosté le: Mer 5 Sep - 02:38 (2012)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs Répondre en citant

Bonsoir,

En ce qui concerne le basculement, je pense qu’il n'y aura pas de possibilité de modification collective pour les raisons évoquées dans le post précédent.
Suivant le déroulement dans les écoles où j'enseigne :
    - A la réunion de rentrée, la liste qui m'est donnée est celle des préinscriptions comportant notamment la durée prévue du cours, un numéro de téléphone…
    - En complément, je peux aussi avoir une liste comportant le niveau de formation musicale de mes futurs élèves. Ces cours sont organisés avant la rentrée, donc pas de liste de préinscription pour la FM.
    - Après la réunion avec les parents d'élève, je vais organiser mes horaires de cours puis transmettre cette organisation au secrétariat.
    - Dans le même temps, J’aurai vérifié si le niveau de mes élèves est noté correctement, et repéré les élèves qui ne sont pas venu (pour confirmation ou non de leur inscription dans la classe).
C’est seulement avec cette dernière liste, que le secrétariat va pouvoir effectuer le basculement de la préinscription vers le cours effectif.
Et je ne vois pas comment faire autrement que élève par élève, puisqu’il y aura, au moins.., obligation de noter l’horaire de cours pour chacun d’eux.


Par contre, il y a effectivement un bogue avec le formatage des numéros de téléphone et aussi leur affichage dans certaines listes.
Le problème est normalement résolu, je vais mettre la mise à jour à disposition dés la fin de mon petit speech..
A noter que les options de ce formatage restent très limitées.
Le choix va obligatoirement concerner tous les numéros saisis dans un même champ (tél. principal, tél. 2, ou tél. 3)

Pour terminer, J’en ai profité pour avancer la date des préinscriptions, comme demandé précédemment.


Cordialement,
BL


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Françoise de Tellier


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MessagePosté le: Mer 5 Sep - 09:24 (2012)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs Répondre en citant

OK, je vous suis sur votre raisonnement "pré-inscription/cours effectif", c'est très logique. Sauf que aujourd'hui, mes employeurs me demandent des comptes.... et que je ne peux rentrer de tarifs, facturations et encaissement qu'une fois le cours confirmé.... donc forcément, je refais, en quelque sorte une seconde pre-inscription qui s'apparente à l'inscription définitive, pour pourvoir rentrer les règlements, et je changerai une 3è fois pour tout caler définitivement, une fois les plannings et les confirmations complètement en place. Je reconnais que c'est idiot, et que votre procédure est bien plus logique... mais une fois de plus, je dépends de mes patrons (le CA en l’occurrence) qui veulent des chiffres pour l'AG très proche....


Par contre, je suis un peu bête avec votre mise à jour pour le formatage des n° de tel.... la mise à dispo est bien sur votre site habituel ? Soit je ne fais pas la bonne manip, soit ça ne marche pas..... ? Ou je suis trop pressée, peut-être  Wink .... 




Merci pour votre disponibilité
Bonne rentrée à vous aussi
FdT


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Messages: 166

MessagePosté le: Mer 5 Sep - 23:13 (2012)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs Répondre en citant

Bonsoir,


Non, vous n'êtes pas obligé d'avoir des cours confirmés pour entrer facturations et règlements.
 
Les facturations et versements sont saisis dans la fiche "Familles" donc sans rapport avec les cours.
Dans votre cas la facturation, ne sera pas automatique mais ce n'est pas un problème.
Quant aux versements, la saisie est obligatoirement manuelle.
 
Facturation et encaissement des versements en partie ou en totalité dès la préinscription :
- Créer ou modifier la fiche du parent concerné (onglet "Informations")
- Créer ou modifier dans cette fiche les informations de (ou des) l'élève (onglet "Inscrits") puis celle concernant sa (leurs) préinscription(s) (onglet "cours" de la fiche "Elèves")
- Revenir sur l'onglet "Facturations" de la fiche famille pour créer les lignes de facturations (en créant en cas de besoin le tarif si celui-ci n'existe pas).
- Enchaîner éventuellement avec l'onglet "Versements" pour saisir le(s) versements fait par le parent.
- Enfin valider l'ensemble du travail avec le bouton "Ok" de la fiche "Familles"
 
Cette procédure peut s'effectuer en présence du parent d'élève ou plus tard si vous craignez une attente trop longue.
 
Un état financier peut alors être présenté au CA. 
Sauf erreur dans la version complète téléchargée, il y a 2 exemples de modèle d'état.
 
Procédure d'utilisation :
Menu "Fichier->Familles"
Menu "Sélection->Tout sélectionner" (dans cet exemple, pour un bilan concernant toute les familles)
Menu "Document->Imprimer un état"
Dans le dialogue, ligne "Fichier" sélectionner "Facturations"
Dans la colonne "Etat", sélectionner par exemple "Facturations R par famille.4QR"
Clic sur bouton "Imprimer"
(D'autres procédures sont possibles, en particulier par la liste des facturations)
 
Vous devez donc retrouver regroupées par familles, les lignes de facturations saisies.
 
Pas d'exemples d'état pour les versements, mais après en avoir créer un, la procédure sera la même.




La mise à jour est bien sur le site http://welcoem.free.fr
Il suffit de remplacer votre fichier WelcoeM.4DB par celui téléchargé (après sauvegarde bien sûr)
Je rappelle que les données sont stockées dans le fichier WelcoeM.4DD donc attention...
 
Si je ne me suis pas trompé dans la mise à disposition, le formatage fonctionne.
Menu "Fichier->Paramétrer->Préférences"
Colonne "Sélecteur->International"
Clic sur "Ok" pour valider.




Cordialement,
BL


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MessagePosté le: Aujourd’hui à 22:35 (2018)    Sujet du message: Basculer les enseignements de pre-inscriptions en effectifs

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