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Utilisation des archives

 
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Françoise de Tellier


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MessagePosté le: Dim 17 Nov - 17:52 (2013)    Sujet du message: Utilisation des archives Répondre en citant

Bonjour,


Tout d'abord un grand merci pour toutes vos modifications qui nous ont permis une rentrée bien orchestrée, qui s'est très bien déroulée. Notamment la recherche globale, extrêmement pratique et utile. Et enfin, le problème de messagerie résolu grâce à l'identification smtp.
Me voici néanmoins encore avec une grosse interrogation...  :
- Comment accéder aux données archivées pour les réutiliser ? 
Lors des inscriptions, lorsque je rentre un élève ayant déjà été inscrit, une année précédente, Wlc me demande si je veux fusionner les données avec celles précédemment archivées, ok, très bien, mais pas moyen de les récupérer, ces données ! Il me faut tout ré-entrer comme si l'élève était inconnu, alors qu'il semble bien exister dans les archives ... 
Comment faire pour bénéficier de ces données archivées ?
- de même, aujourd'hui, des parents me demandent une attestation de règlement de l'année dernière... Comment retrouver ces données de règlement, archivées, mais accessibles comment, où ???


Merci de votre réponse toujours très éclairante,


Bien cordialement
Françoise de Tellier


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MessagePosté le: Dim 17 Nov - 17:52 (2013)    Sujet du message: Publicité

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Inscrit le: 02 Déc 2011
Messages: 162

MessagePosté le: Sam 23 Nov - 03:23 (2013)    Sujet du message: Utilisation des archives Répondre en citant

Bonsoir,
 
 
S'il s'agit d'une archive faite à partir du menu "Sauvegarder" ou "Sauvegarder sous...", les données sont compactées dans un fichier .4BK
Elles sont consultables en recréant le fichier par le menu "Maintenance->Restituer". 
 
Dans votre WelcoeM courant, si un élève a été supprimé, il va falloir effectivement le recréer, même si ses données sont conservées dans une archive puisque cette archive ne fait pas partie de votre WelcoeM courant.
Pour conserver les données d'un élève qui n'est plus dans l'école, il faut utiliser le bouton "Désactiver" sur la droite de la page de son enregistrement (derrière la palette contenant la liste des élèves).
Par ce bouton, on valide la démission de l'élève, mais on se laisse la possibilité de le réintégrer si finalement il décide de revenir.
 
Pour les facturations archivées. 
Il faut donc dans un dossier séparé effectuer la procédure de restitution d'une de vos archives (Menu :"Maintenance-> restituer"), Ouvrir ce fichier récupéré (Menu : Maintenance->Ouvrir")
Effectuer les opérations demandées sur les factures sélectionnées, puis réouvrir votre WelcoeM courant (Menu : Maintenance->Ouvrir). 
Enfin il faut supprimer l'archive récupérée pour éviter pour les travaux suivants toute confusion entre les 2 fichiers WelcoeM (L'ancien et le fichier courant).
 
 
Cordialement,
BL


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Françoise de Tellier


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Messages: 19
Localisation: METZ-TESSY (74)

MessagePosté le: Ven 29 Nov - 19:47 (2013)    Sujet du message: Utilisation des archives Répondre en citant

Bonsoir,
Merci de ces explications claires... 
OK pour la désactivation d'un élève... maintenant, je le saurai... mais pourquoi WLc demande-t-il si l'on veut fusionner les données ? A quoi cela sert-il, au final ?
Par contre, question récupération des archives : ???? 
Comment savoir quel dossier je dois ré-ouvrir ? Est-ce dans les sauvegardes ? 
En fait, cette attestation de facture n'a jamais existé, j'ai seulement besoin des éléments de l'année dernière d'un élève pour la sortir, aujourd'hui.... 
Comment, avec un nom de responsable et un cours puis-je retrouver ce que ce responsable a payé la saison dernière, pour quoi, et comment ? 
Tout cela est bien compliqué....
Bon we,
Cordialement
F de T


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Inscrit le: 02 Déc 2011
Messages: 162

MessagePosté le: Dim 1 Déc - 19:53 (2013)    Sujet du message: Utilisation des archives Répondre en citant

Bonsoir,


Fusion des données :
Il faut envisager le problème des homonymes. 
1 élève démissionne, vous supprimez sa fiche ou vous supprimez la fiche d'un élève par inadvertance.
Dans la saisie du nom de cet élève, Est-ce le même élève ou est-ce un homonyme ?
Dans le premier cas il faudra fusionner les données pour la cohérence des historiques, Dans le cas contraire, il n'y aura pas besoin de le faire.
Je sais bien, vous allez me dire que le cas est exceptionnel, personne ne supprime des fiches d'élève par erreur...


Les archives :
Ce sont des fichiers de sauvegarde qui n'ont pas vocation à être ouvert souvent. Ils sont compactés pour un gain de place et
effectivement leur réutilisation n'est pas directe.
La restitution d'une de ces archive est (très bien..) expliquée dans le post précédent.
1) on reconstitue l'archive en un fichier normal dans un dossier séparé par le menu "Maintenance->restituer"
2) on ouvre ce fichier reconstitué par le menu "Maintenance->Ouvrir" pour effectuer toutes les opérations nécessaires sur cette archive.
3) on ouvre le fichier de l'année courante par le menu "Maintenance->Ouvrir" pour revenir à son travail courant.
 
Maintenant si cette procédure d'archivage vous semble compliquée pour une réutilisation a posteriori, vous pouvez simplement
effectuer un copier-coller du dossier WelcoeM chaque fin d'année scolaire. Copie non compactée que vous placerez sur un support extérieur avec un nom différent du style "WelcoeM 2012-2013".
Les éléments seront immédiatement exploitables en cas de besoin. Le seul inconvénient est l'espace nécessaire pour conserver cette copie, environ 200Mo à chaque fois au lieu de 40Mo env pour l'archive.
 
Voici une procédure possible :
Juillet (par ex : 2013 ) : 
  • Archivage sur cléf USB des données de WelcoeM nommée WelcoeM 2012-2013
  • Copie du dossier WelcoeM placé sur le bureau nommé aussi WelcoeM 2012-2013
  • Eventuellement création d'un raccourci "WelcoeM 2012" du fichier WelcoeM.4DB de ce dossier pour un accès encore plus rapide

Septembre (par ex :2013 ) et mois suivants :
  • Actualisation des données avec en particulier la suppression des factures et versements de l'année précédente.
  • Le travail courant s'effectue sur le WelcoeM habituel.
  • En cas de besoin (recherche de données, impressions diverses concernant l'année précédente...), lancement de WelcoeM placé dans le dossier WelcoeM 2012-2013 (éventuellement par le raccourci "WelcoeM 2012" ) pour utiliser les anciennes données .

Janvier (par ex :2014) :
  • Les données de l'année précédente devenant inutiles, suppression du dossier WelcoeM 2012-2013 (et du raccourci WelcoeM 2012) placé sur le bureau.
  • Les archives 2012-2013 étant toujours conservés sur la cléf USB.


En ce qui concerne les "retrouvailles", dans le fichier "Familles" l'utilisation des documents "Attestation" ou "Etat financier" (du fichier de l'année précédente WelcoeM 2012-2013 )
doivent vous permettre d'avoir rapidement un état des cours, facturations et versements pour une famille donnée à condition de ne pas hésiter à être précis dans la saisie du descriptif de vos tarifs.


Quant à la complexité, je vous assure que j'essaye de faire au mieux...


Cordialement,
BL


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