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Gestion des plannings

 
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timon


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MessagePosté le: Ven 29 Aoû - 13:16 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Bonjour et merci pour votre travail. Nous testons ce prg qui semblerait pouvoir nous faciliter la gestion de notre petite école de musique associative (une petite centaine d'élèves). Nous procédons par tâtonnements, et bien sûr, les questions ne manquent pas...

A propos des plannings et gestions des heures de cours :

Nous avons crée une fiche "enseignement" avec dans le cadre "planning", 2 jours différents et deux plages horaires.

(A ce propos, comment faire si un prof est présent 4 ou 5 fois par semaine pour le même enseignement ?)

Dans la fiche du professeur concerné apparaissent bien ces informations dans l'onglet "Enseignements".

Après avoir crée une fiche "élève", nous souhaiterions utiliser la fonction "recherche d'horaire" pour créer un nouveau cours (dans l'onglet "Cours"). Donc clic sur la petite horloge à droite, et dans la fenêtre "rechercher un horaire de cours" problème : pour la discipline concernée n'apparait qu'un seul jour et aucun créneau horaires dispo dans la partie de droite.

Le problème est le même si l'on crée d'abord une nouvelle fiche "cours".

Est-il normal dans cette opération, que la fonction "rechercher un horaire de cours" ne tienne pas compte de la référence de l'enseignement déjà renseignée (dans l'onglet "informations" du cadre "données" de la fiche "cours") ?

Autre question dans la fiche "élève": à quoi correspondent les cases "LR" à droite des champs téléphone, pourquoi ces 3 champs de saisie du haut ne sont pas toujours accessibles (seulement le 4ème) et quelle est la fonction de ce 4ème champ ?

Merci pour votre aide, et désolé pour ces questions certainement "basiques"...


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MessagePosté le: Ven 29 Aoû - 13:16 (2014)    Sujet du message: Publicité

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timon


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MessagePosté le: Ven 29 Aoû - 20:20 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Ok, j'ai trouvé la réponse pour la gestion des planning dans la faq de votre blog. Je vais donc modifier mes fiches "enseignements" : une fiche par jour !

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Messages: 157

MessagePosté le: Sam 30 Aoû - 11:45 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Bonjour et bienvenu dans le petit monde WelcoeM,
 
Pour les planning la réponse est donc trouvée,
malgré cela la recherche de disponibilité ne fonctionne pas bien dans la version 12.3.3
Le problème est (normalement) corrigé pour la prochaine version 12.3.4 qui ne saurait tardée en sachant que comme tous, je suis en pleine préparation de rentrée.
Pour info :
  • La version 12.3.4 sera peut-être la dernière avec 4Dv12 puisqu'une mise à jour majeure avec 4Dv14 est en préparation.
  • La version actuelle pose des problèmes d'impression avec Windows 8 qui ne sont pas de mon fait et donc impossibles à résoudre.
  • La version avec 4Dv14 ne fonctionnera pas avec windows XP
 
En ce qui concerne les cases "LR" :
Elles correspondent à "liste rouge" pour les téléphones (mais vous pouvez trouver une autre utilisation...)
Dans les fiches "Elèves", elles ne sont pas saisissables (ainsi que les numéros de tél) puisque ces données correspondent à la famille donc pas besoin de faire la saisie pour chaque élève d'une même famille.
Seul le numéro d'urgence peut être différent pour chaque élève, téléphone et liste rouge (ce numéro d'urgence n'étant pas forcément un médecin, l'hôpital, mais par exemple un proche).
 
Je pense que WelcoeM fonctionne plutôt bien, mais il y a et y aura toujours bogues à corriger ou améliorations à apporter.
N'hésitez donc pas à poster vos questions et vos commentaires.
 
Cordialement,
BL



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timon


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MessagePosté le: Lun 1 Sep - 19:14 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Merci pour ces précisions. Voici quelques nouvelles questions (un peu en vrac, désolé !) :
- Après avoir établi les fiches tarifs, comment utiliser les options du menu déroulant "Tarification" de façon à ce que le tarif se calcule automatiquement ?
Je n'ai pas bien saisi les options "déjà tarifé", "aucune" etc...
- Peut-on obtenir pour chaque prof, et à l'issu des inscriptions, le nombre total d'heures qu'il devra réaliser dans l'année ? (c'est sur cette base que nous calculons ensuite son salaire...)
- comment spécifier la date de rentrée (exemple 15 septembre) et de sortie, de façon à ce que le nombre de semaines travaillées soit juste ?
- peut-on dans ce cas gérer l'arrivée ou le départ d'un élève au cours de l'année ?
- peut-on définir des périodes de vacances supplémentaires ?
Nous avons nous aussi des cours "quinzomadaires". Ne pourrait-on pas établir dans les préférences deux calendriers que l'on pourrait ensuite associer au cours correspondants ?
Nous allons continuer l'exploration de ce logiciel et j'espère le mettre en route pour cette rentrée scolaire afin de le tester réellement. Dans ce cas et si tout fonctionne comme nous le souhaitons, peut-on faire un don au concepteur de ce prg (vous-même ?). Notre asso n'a pas de gros moyen du tout, mais une petite participation me paraitrait tout à fait justifiée... La notion de partage est tout à fait honorable, mais la notion de don ne l'est pas moins... n'est-ce pas ? Very Happy


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MessagePosté le: Mar 2 Sep - 01:27 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Bonsoir,
 
Les tarifications :
Les choix de critère pur les tarifs permettent à WelcoeM d’effectuer des recherches sur les enregistrements.
Cependant les résultats ne sont pas garantis. Tout dépend de la complexité ou non de vos critères de tarifications.
Vous trouverez par recherche quelques post dans le forum à ce sujet.
 
Choisissez un type de critère (Ex : Communes sauf »)
Indiquez la valeur ( Ex : Paris ). Si vos communes sont créées une liste déroulante est disponible pour choisir la valeur.
Clic sur « + » pour ajouter ce critère
Certains critères s’annulent. Lorsque vous entrez un critère un autre peut disparaître de la liste, c’est normal.
 
Options « déjà tarifé », « aucune », « gratuit »…
Certains cours peuvent être gratuit ou intégrés dans un tarif global, mais il faut tout de même le préciser.
Gratuit -> bon…pas grand chose à ajouter…
Aucune -> le tarif n’existe pas
Déjà tarifé -> Exemple : soit un tarif A regroupant FM+Instrument
Vous allez indiquer ce tarif A sur le cours d’instrument et sur le cours de FM vous indiquerez « Déjà tarifé »
 
Heures des professeurs :
Les heures d’un professeur sont visibles sur la page "informations"
Temps statutaire : crédit heure du prof
Temps calculé :  durée totale des cours effectifs
Temps prévisionnel : durée totale des préinscriptions et attentes
 
Calendrier :
Il n’y a pas de date précise de rentrée, uniquement le mois.
Si l’on se base sur les dates de cours des feuilles de présence. l’enregistrement se fait à partir de la 2’ semaine de septembre ( pour une rentrée en septembre).
Pour ajouter des périodes de vacances, il suffit d’utiliser le menu « Fichier->Paramétrer->Préférences->Calendrier » puis clic sur le bouton « + »
 
Non, WelcoeM ne gère pas les cours « Quinzomadaire » ou bimensuel. 
L’idée de calendriers à associer différemment aux cours est très intéressante (je la garde au chaud...). 
Mais pas d'évolution dans ce sens tout de suite, le passage à la version 4Dv14 est déjà un travail assez long.
 
Don :
Je vous remercie vraiment de penser au don. Mais par principe et par respect aussi de la licence actuelle de 4D qui sert au développement et à la gratuité de WelcoeM, 
je me vois obligé de refuser. 
 
Cordialement,
BL


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timon


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MessagePosté le: Mar 2 Sep - 12:32 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Bonjour, et donc à nouveau merci pour votre disponibilité.

J'ai bien lu votre réponse et les post concernant la tarifications, mais j'ai encore un doute : les critères définis pour les tarifs ne permettent pas de renseigner automatiquement le tarif dans la page "informations", cadre "tarification" lors de la création d'un cours, et après avoir bien sûr correctement renseigné les fiches "élève" et famille" ? Il faut donc faire le choix manuellement du bon tarif dans le menu déroulant, c'est bien cela ? dommage car il faut se rappeler par ex du rang famille, qui n'apparait pas dans cette fenêtre... A ce propos, nous avons un tarif dégressif pour E1, E2 mais également E3. Celui-ci n'existe pas dans les critères, faut-il créer un tarif spécifique, sans critère ?

Au moment de nos inscriptions, nous demandons pour chaque famille le règlement de l'année complète en 3 chèques (le premier encaissé immédiatement). Comment obtenir un échéancier global par trimestre ? Celui proposé donne le détail pour chaque membre de la famille, l'adhésion etc, mais ne présente pas le global par trimestre. Dois-je modifier le formulaire ? j'ai essayé de modifier le formulaire "Echéancier". Comment modifier les "sous-formulaires qui le constituent" ?

Quelle est la différence entre un état et un document ?

A propos de la gestion des plannings, nous avons pu inscrire 2 élèves différents sur le même créneau horaire, sur le même cours individuel et avec le même prof. Cela fait-il parti des choses qui seront corrigées ou bien cela est-il normal ? (un simple message d'alerte serait très utile et laisserait le choix...)

Peut-on espérer ouvrir plusieurs fenêtres en même temps dans une future version de 4D ?

Peut-on rajouter des colonnes (ou bien des choix supplémentaires dans la dernière colonne "à choix") dans les fenêtres liste. Exemple, une colonne "prof" dans la liste "organisation des cours" ?

Encore merci !


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Messages: 157

MessagePosté le: Lun 8 Sep - 01:18 (2014)    Sujet du message: Gestion des plannings Répondre en citant

Bonsoir,
 
Tarifications :
Le nombre de choix du menu déroulant est dépendant du nombre et de la précision des critères indiqués.
Essayez de voir comment définir ces tarifs qui se retrouvent dans une même sélection.
 
Le rang famille n'est pas limité à E1 ou E2. les valeurs dans le menu sont des valeurs courantes. Il vous suffit d'écrire E3, A5... dans le champ de saisie.
E@ correspond à n'importe quel enfant, @4 correspond à enfant ou adulte inscrit en 4'.
 
 
Echéancier :
Effectivement, l'échéancier effectue un regroupement uniquement par tarifs. 
Les sous-formulaires sont nommés "modules" dans le dialogue de modification de formulaire. Sauf que pour l'échéancier, ces modules pourtant modifiables sont absents. A corriger..
(Cependant cette modification ne changera rien au regroupement).
 
Voilà donc un peu de travail à prévoir pour WelcoeM.
 
 
Différence entre état, document :
Au départ "Etat" (nom 4D™) est une forme de liste d'informations que vous pouvez créer à partir du menu "Etat->Rapide".
Par extension WelcoeM utilise ce terme pour un menu comportant les états, mais aussi les étiquettes, les graphes... qui sont aussi "constructibles"
 
Le menu document est plus vaste sur des éléments en principe déjà créés et éventuellement modifiables mais sur quelques points seulement (organisation, police, couleurs..).
A noter que ces modifications peuvent être perdues en cas de mise à jour de WelcoeM (à la différence des états).
Dans le menu "Document" vous allez utiliser rapidement un état (menu "Utiliser un état...") que vous avez déjà créer et qui à été stocké dans le dossier correspondant au fichier (ex : dossier "WelcoeM/Etats/Familles").
 
Créneau horaire :
Non, ce n'est pas une erreur. 2 élèves sur un même créneau horaire dans un cours considéré comme individuel est possible.
ex (perso) : Cours de percussion 30 min par élève. Quand cela est possible je préfère avoir 2 élèves en même temps pendant 1 heure.
Il s'agit bien de 2 cours individuels avec éventuellement des niveaux différents (1'C1 et 1'C2) mais avec un rendez vous commun.
Vous pouvez aussi avoir un chevauchement partiel d'horaire, Ex : Cours 1 de 13h à 13h40 puis cours 2 ce 13h20 à 14h00
Voilà 2 cours officiellement de 30 min avec 20 min seul pour les 2 élèves et 20 min en duo. Le temps total calculé pour le prof est bien d'1 heure.
 
En ce qui concerne les messages d'alerte, je pense que moins il y en a, mieux c'est. Et déjà je ne pense pas avoir pu rester vraiment fidèle à cette idée.
 
Ouverture multi-fenêtrage :
C'est une réelle volonté de ma part. Donc non, je pense encore aujourd'hui laisser WelcoeM ainsi.
 
Ajout de colonnes :
Pour l'instant ce n'est pas possible (et pas dans un avenir proche...).
Par contre je peux effectivement rajouter le choix "professeurs" dans la dernière colonne ainsi que d'autres informations sur d'autres listes, si vous avez des idées (à condition que cela ne devienne pas une usine à gaz). Je souhaite par exemple ajouter la référence dans la liste "organisation des enseignements".
 
 
Cordialement,
BL


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