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Facturation

 
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musicaloire


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MessagePosté le: Mar 14 Fév - 09:43 (2012)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

Bonjour,


Notre association effectue une unique facturation annuelle lors de l'inscription. Nous acceptons les règlements par chèque (1 ou plusieurs dont les encaissements seront étalés), par chèque vacances ou par passeport loisirs jeunes. Une même facture peut donc faire l'objet de plusieurs règlements.


Welcoem prévoit bien la possibilité de plusieurs versements avec des modes de règlement différents, mais uniquement par ligne de facturation me semble-t-il.


Exemple : un élève doit nous régler l'adhésion (35) + le cours de FM (50) + l'instrument (76) = 161 €. Comment faire pour qu'il nous règle 100 € en chèques vacances et le solde par chèque bancaire ?


A bientôt, au fil de mes découvertes...  Laughing


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MessagePosté le: Mar 14 Fév - 09:43 (2012)    Sujet du message: Publicité

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Messages: 166

MessagePosté le: Mar 14 Fév - 12:22 (2012)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

Bonjour,


Justement les lignes versements et les lignes facturations sont complètement indépendantes.
voici une possibilité pour votre exemple : 
3 lignes de facturations (Adhésion - Cours FM - Cours instrument)
2 lignes de versements (Chèques vacances - Chèque bancaire)


Ceci entraine 2 contraintes : 
- Vous devez savoir à quel moment vous considérez et vous indiquez une facturation est réglée. (bouton "Réglé" oui-non ou case "Réglé")
- Le contrôle de la cohérence des montants ne peut se faire qu'en comparant la totalité des versements et des facturations à un moment donné. 
Soit dans les fiches "Familles", soit par les menu "Comptabilité->Liste Débiteurs.." ou Comptabilité->Situation Familles".
A noter que dans le 2' cas, les différentes options de recherche sont à étudier pour obtenir les résultats qui vous conviennent le mieux.


Cordialement,
BL


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musicaloire


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MessagePosté le: Mar 14 Fév - 21:42 (2012)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

En effet, la facturation et les versements sont d'un maniement un peu délicat. Confused
Par exemple, comment peut-on supprimer une ligne de facturation ? En effet, si on clique intempestivement sur facturation, on se retrouve avec les cours facturés deux fois et je n'ai pas trouvé de solution pour les supprimer : si je clique sur supprimer, alors ça supprime la famille complète ce qui ne correspond pas du tout à mon souhait ! Crying or Very sad


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Messages: 166

MessagePosté le: Mar 14 Fév - 22:04 (2012)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

Dans la fiche "Familles" les facturations sont listées dans la 3' page (Onglet "Facturations") mais vous êtes bien en saisie pour une famille.Le bouton "Supprimer" correspond donc à cette fiche famille.


Pour supprimer une facturation plusieurs possibilités :


• En saisie :  
Par exemple dans votre fiche "Famille", un double clic sur une des lignes de facturation, vous entraîne en mode saisie de cette facturation.
Même procédure dans une fiche "Tarifs".


• En Liste :
Menu "Comptabilité->Facturations" - Sélection de 1 ou plusieurs lignes par clic souris -Menu "Saisie->Supprimer..."




Ces actions sont valables globalement pour n'importe quels enregistrements de n'importe quels fichier.




Cordialement,
BL


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Françoise de Tellier


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Messages: 19
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MessagePosté le: Lun 11 Fév - 17:33 (2013)    Sujet du message: Facturation...encore Répondre en citant

Bonjour,


En période creuse actuellement, je me prépare doucement aux prochaines ré-inscriptions... 
En ce qui concerne les facturations, comment facturer (automatiquement ?) une adhésion à l'association par famille et non par élève...
Et comment faire apparaître cette adhésion sur l'attestation au nom du responsable de la famille et non d'un des élèves ? 
- J'ai essayé par les critères "classes familles" un peu bidouillés pour l'attribuer au responsable, ça marche, mais au moment de facturer, je n'arrive pas à ne sélectionner que ce tarif, et à tous les coups, je me retrouve avec tous les tarifs en double, pour tous les élèves de la famille....
Comment paramétrer l'échéance dans la création d'un tarif pour qu'il ne se génère pas à tous les coups ? Est-ce seulement possible ?


Y a-t-il sinon une autre solution pour isoler le tarif adhésion par famille (donc par responsable) des tarifs de cours et autres, par élève ?
Merci de votre réponse en dehors de la bourre de la rentrée...


Cordialement
F de T


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Messages: 166

MessagePosté le: Mar 12 Fév - 01:40 (2013)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

Bonsoir,
 
Facture par famille :
Dans la création du tarif concerné, il suffit de définir les critères qui ne concernent que les familles et non pas ceux qui se rapportent aux cours ou aux locations.
Il s’agit des 5 premiers critères de la liste « Autres » :
         Communes égales à / Communes sauf
         Classe famille égale à / Classes famille sauf
         Nombre d’inscrits égal à
Ces critères utilisés seuls entraînent une facturation au niveau du responsable et non pas au niveau de l’élève.
Si vous ajoutez un autre critère vous basculez vers une facturation au niveau de l’élève. Ces critères concernent le rang familial (1er, 2ème… inscrit), le cours ou la location.
 
L’attestation :
Si l’attestation liste effectivement l’ensemble des cours et locations pour chaque inscrit d’une famille,
les facturations sont bien créées au nom du responsable ou au nom de l’élève selon les critères de tarification définis dans le paragraphe précédent.
Si vous souhaitez ne faire apparaître que certaines lignes de facturation, vous allez plutôt utiliser le menu « Documents->Facture…» (avec éventuellement un formulaire personnalisé ou non choisi dans la liste « Formulaires »).
Dans le champ « Présentation » sera indiqué le descriptif du document, et les factures seront sélectionnées par le popmenu « Factures ».
Par ex : les factures « Marquées » seront celles dont vous aurez coché la case de gauche dans la liste des facturations de la famille concernée.
 
La Facturation :
Lorsqu’une facturation est déclenchée au niveau du cours ou au niveau de la location ces factures sont spécifiques à ce cours ou à cette location. Logique.
Et lorsque la facturation est déclenchée au niveau de la famille cette facturation est spécifique à la famille. Elle concerne donc la situation familiale (commune, nombre d’inscrits … )
mais aussi les cours suivis par les enfants de cette famille, les locations. Cela me paraît tout aussi logique…
 
Pour un tarif donné, sur une facturation « totalement » automatique, l’ensemble des données de la base WelcoeM est concerné. La nouvelle date d’échéance peut être calculée.
Par contre, sur une facturation « manuelle » (je saisis moi-même une ligne de facturation) ou « semi-automatique » (je clique dans une fiche « famille » sur le bouton « facturer », seule une partie des données de la base est concernée.
La nouvelle date d’échéance ne peut pas être calculée automatiquement.
 
Par conséquent, si je clique une 2ème fois sur le bouton « facturer », les mêmes factures risquent fort d’être créées en doublon.
Au niveau des cours et locations, une confirmation est demandée à la création de la facture, si WelcoeM  considère que cette facture a déjà été créée.
Au niveau des familles, la liste des factures créées s’affiche. Si vous estimez qu’une ou plusieurs factures vont faire doublon,
il faut supprimer ces factures par un double-clic sur chaque ligne concernée et un clic sur le bouton « supprimer ».
 
 
 
Cordialement,
BL


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Françoise de Tellier


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MessagePosté le: Mar 12 Fév - 09:54 (2013)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

OK, je comprends mieux.
alors, quelle est la procédure pour qu'un tarif donné (1 adhésion/famille) soit appliqué automatiquement à toutes les familles ? (qui, si j'ai bien suivi, sera seul à avoir des critères se rapportant à la famille.)
A quel endroit dois-je cliquer sur facturer ?
Cdt 
F de T


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Inscrit le: 02 Déc 2011
Messages: 166

MessagePosté le: Mar 12 Fév - 11:04 (2013)    Sujet du message: Facturation Répondre en citant

Dans la fiche du tarif concerné :
- Clic sur 3' onglet
- Clic sur bouton "Facturer"
 
Dans ce cas la nouvelle date d'échéance est calculée.
 
 
La liste des nouvelles facturations est alors affiché.
Les corrections nécessaire se feront fiche par fiche.
L'annulation ou la suppression de la totalité de ces nouvelles factures se fera par clic sur le bouton "Annuler" de la fiche "Tarif" elle-même.
 
 
Je rappelle que la précision de la facturation automatique dépend de la difficulté à définir les tarifs.
WelcoeM risque de ne pas pouvoir résoudre tous les cas particuliers.
Il faut donc accepter une intervention manuelle plus ou moins ponctuelle pour compléter cet automatisme.
 
 


Cordialement,
BL


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